OBAVIJEST: Evidencije radnika prema Zakonu o radu

Slijedom obveze i ovlasti iz novog Zakona o radu (NN 149/09) ministar gospodarstva donio je novi Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima (NN 66/10 od 28. svibnja 2010. godine) koji je stupio na snagu od 1. lipnja 2010. godine. Pravilnikom se propisuje sadržaj evidencija koje svi poslodavci moraju voditi o zaposlenim radnicima, neovisno o veličini poslodavca.

Novim Zakonom o radu i ovim Pravilnikom propisane su dvije evidencije:

1. evidenciju o radnicima

2. evidenciju o radnom vremenu.

Evidencija o radnom vremenu mora biti dostupna u poslovnom prostoru odnosno na mjestu rada radnika. Radnik ima pravo uvida u obje ove evidencije. Evidencija o radnicima može se voditi u obliku knjige ili elektroničke baze podataka i mora se čuvati trajno neovisno o obliku.

Evidencija o radnicima, (tzv. «matična knjiga radnika») je evidencija o radnicima čiji oblik nije propisan u smislu obrasca, no propisan je sadržaj tj. podaci koje mora sadržavati. Nova propisana evidencija po količini podataka još je složenija u odnosu na prethodnu, te je pored obveznih podataka o radnicima poslodavac dužan osigurati i druge podatke koji utječu na ostvarivanje prava radnika u vezi s radnim odnosom, kao što su:

– trudnoća

– roditeljstvo,

– dojenje djeteta,

– status samohranog roditelja ili status posvojitelja,

– profesionalna bolest ili ozljeda na radu,

– obveze uzdržavanja,

– podatak o drugom poslodavcu za radnik u nepunom radnom vremenu

– drugi podaci za radnike zaposlene na stalnim sezonskim poslovima

– radnike na izdvojenom mjestu rada

– radnike upućene u inozemstvo.

ZOR-evidencije-primjeri-tablice.doc

Prema svojim potrebama, obrtnik može i proširiti opseg podataka koje vodi, no treba voditi računa da je za sve druge osobne podatke, za koje Zakonom o radu i ovim Pravilnikom nije propisana obveza prikupljanja, potrebno pribaviti privolu radnika, te da se ti podaci smiju koristiti samo u svrhu s kojom je radnik upoznat, sukladno odredbama čl. 6. i 7. Zakona o zaštiti osobnih podataka (NN 103/03). Također, ne treba nikako zaboraviti da, nakon uvođenja evidencije o radnicima ili izmjene njenog sadržaja sukladno Pravilniku, sve izmjene treba prijaviti Agenciji za zaštitu osobnih podataka (AZOP) jer je svaka evidencija o radnicima ujedno i zbirka osobnih podataka.

Osim evidencije radnika – matične knjige, Pravilnikom je propisana i obveza evidentiranja drugih grupa osoba čijim se radom obrtnik koristi, a to su:

– radnici koje mi je ustupila agencija

– osobe na stručnom osposobljavanju za rad

– redoviti studenti i učenici koji rade posredstvom ovlaštenih studentskih centara i srednjoškolskih ustanova

– naučnicima tj. redovitim učenicima ustanova za strukovno obrazovanje koji kod obrtnika pohađaju praktičnu nastavu i vježbe.

Za ove grupe osoba predlaže se voditi posebnu evidenciju (knjigu ili bazu podataka), koja se mora čuvati najmanje šest godina. Posebno ističemo ovu obvezu jer je ona potpuna novost koja do sada nije bila propisana kao obveza, pa prema tome niti kažnjiva.

Druga propisana evidencija je Evidencija o radnom vremenu koja se također može voditi na papiru ili u elektroničkom obliku. Ni za ovu evidenciju obrazac nije propisan, no propisani su obavezni podaci. Većini poslodavaca poznata je pod nazivom „šihterica“. Mora se voditi po razdobljima isplate plaće.. Stoga evidencija može biti tablica kalendara za mjesec dana sa podacima o odrađenim satima ili danima za koje se isplaćuje naknada plaće i drugi podaci o odsutnosti radnika. Način upisivanja (kratica ili drugi način) određuje poslodavac.

Ukoliko neki podatak poslodavcu nije poznat na kraju radnog dana radnika, dužan ga je evidentirati odmah po saznanju toga podatka. Evidencija se mora imati u poslovnom prostoru, odnosno na mjestu rada radnika, što se odnosi na radnike na izdvojenom mjestu rada.

Napominjemo da se nepoštivanje obveze vođenja evidencija ili njihovo nepropisno vođenje, ako i odbijanje davanja na uvid nadležnom inspektoru u kontroli prema odredbi članka 294. Zakona o radu smatra najtežim prekršajem poslodavca, za što je propisana kazna za fizičke osobe u visokom iznosu od najmanje 7.000,00 a najviše 10.000,00 kuna.

Kazne za pravne osobe su znatno više, a kazne za odgovorne fizičke osobe u pravnoj osobi jednake kaznama za obrtnike kao fizičke osobe.

Na dolje navedenom linku možete vidjeti prijedloge evidencija koje možete koristiti bilo kao obrasce koje ćete popunjavati ili voditi u elektroničkom obliku.


ZOR-evidencije-primjeri-tablice.doc